Le FEC c’est quoi ?Le fichier des écritures comptables ou FEC est un fichier normé demandé par l’administration fiscale en cas de vérification de comptabilité adressé à compter du 1er janvier 2014. L’article A47-A1 du Livre des procédures fiscales reprend l’ensemble des normes à respecter pour ce fichier qui se présente généralement sous un format txt.Que contient-t-il ?Le FEC contient l’ensemble des écritures comptabilisées sur un exercice. Les informations demandées sont réparties sur 18 colonnes permettant à l’administration fiscale de réaliser tous types de vérifications (qualité de la comptabilité, comptabilisation des factures de ventes, contrôle de la TVA, l’IS, les délais de paiement, etc.).Qui doit le produire ?Tous les contribuables qui tiennent une comptabilité au moyen de systèmes informatisés (Excel, logiciel comptable), qui sont soumis à l’IS ou à l’IR dans la catégorie BIC, BNC et BA et qui doivent tenir et présenter des documents comptables en vertu d’une disposition du Code Général des Impôts.
Autrement dit, toutes les entreprises sont concernées sauf quelques rares exceptions.Comment le produire ?La production du fichier des écritures comptables doit être réalisée à partir de votre logiciel comptable ou par votre expert-comptable. Attention, comme évoqué au début de cet article, le fichier doit respecter les normes présentées dans l’article A47-A1 du Livre des procédure fiscale, et elles sont nombreuses.
Pour être serein sur le sujet, la meilleure solution est de demander à son expert-comptable de produire ce fichier (BMS Conseil est expert dans ce domaine 😉).Quand le produire ?Evidemment, il ne faut pas attendre un avis de vérification pour se lancer dans la production de son FEC. Chez BMS, nous conseillons de produire le fichier dès lors que la comptabilité est clôturée.Quand est-ce que je dois donner mon FEC ?Le FEC est un document qui doit obligatoirement être remis pour tout avis de vérification de comptabilité postérieur au 1er janvier 2014. Il est généralement demandé lors du 1er rendez-vous en cas de déplacement physique du vérificateur.
Suite à la mise en place de l’examen de comptabilité qui permet à l’administration fiscale de réaliser un contrôle à distance, c’est à vous de communiquer votre fichier dans un délai de 15 jours à la réception de l’avis.
A noter que le fichier peut être intégré sur tout support physique : CD, DVD, Clé USB, disque dur externe, etc.
Qu’est-ce que je risque si je ne fournis pas mon FEC ?En cas de non présentation du FEC lors d’un contrôle, l’amende s’élève à 5 000€ par fichier non présenté (soit 15 000€ en cas de contrôle sur 3 années). Dans certains cas, la sanction peut aller jusqu’à la procédure d’évaluation d’office qui peut avoir des conséquences financières lourdes.Est-ce que le FEC peut me servir ?Vous l’avez compris, le fichier des écritures comptables est étroitement lié à l’administration fiscale.
Cependant, il est également source d’opportunités pour les entreprises qui décident d’exploiter tout son potentiel.
En effet, la production du FEC est l’occasion de s’assurer de la qualité de son logiciel comptable.
Puisqu’il contient les éléments basiques d’une tenue de comptabilité, si votre outil ne dispose pas de ces informations, n’est-il pas le moment de changer ou de se mettre à niveau ?
Enfin, Le fichier des écritures comptables est utilisé par l’administration pour détecter les erreurs en sa faveur … mais il peut servir à détecter celles en sa défaveur !
Evidemment, l’administration fiscale va concentrer ses recherches sur la détection d’anomalies susceptibles d’engendrer un redressement fiscal (surestimation de la TVA déductible, sous-estimation du chiffre d’affaires, etc) mais quand est-il des erreurs en votre faveur ? Que se passe-t-il si vous avez surestimé votre collecte de TVA ?
Le FEC, via la standardisation des informations comptables, permet la simplification de ce type de contrôles… et peut même vous assurer un retour sur investissement ! (BMS propose un accompagnement sur la production mais également sur le contrôle du fichier 😉)
Conclusion, le FEC peut aussi être une belle opportunitéVous l’avez compris, le fichier des écritures comptables est plus qu’un simple fichier à remettre en cas de contrôle fiscal, il est un vrai outil permettant de s’assurer de la qualité de sa comptabilité et des outils qui la produisent.
Pour cela, il faut être bien accompagné ! C’est pourquoi chez BMS, on vous propose une mission d’accompagnement spécifique à la production et au contrôle du FEC, permettant de réaliser un véritable audit de vos outils et de vos comptes. Alors n’attendez plus et contactez-nous 😊
