La copie « fiable » d’un écrit à la même force probante que son original. La copie est présumée fiable lorsqu’elle répond à certaines conditions. Ces conditions viennent d’être précisées pour la copie électronique. Décret 2016-1673 du 5 Décembre 2016, JO du 6.
En bref :
- L’archivage électronique conforme permet de ne pas conserver les originaux papiers à titre de preuve.
- L’intégrité de la copie est garantie par une empreinte électronique.
Une copie est fiable si elle résulte :
- soit d’un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie ;
- soit, en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé qui répond à certaines conditions.
Conditions reproduction électronique :
- Produire les informations liées à la copie permettant l’identification (ex : date de création de la copie, …)
- La qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires et vérifiés par des contrôles.
- Attestation d’une empreinte électronique garantissant une détection de toutes modifications ultérieures de la copie (horodatage qualifié, cachet électronique qualifié ou signature électronique qualifiée).
- Conservation de la copie électronique dans des conditions propres afin d’éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
- Conservation des empreintes et des traces aussi longtemps que la copie électronique et dans des conditions ne permettant pas leur modification.
- Une documentation doit décrire l’ensemble du procédé de reproduction et sera conservée aussi longtemps que la copie électronique.
- Un accès aux dispositifs de reproduction et de conservation sécurisé.
Normes AFNOR. L’Association française de normalisation (AFNOR) a élaboré la norme NF Z 42-013 sur l’archivage électronique qui s’applique aussi bien aux documents dématérialisés qu’aux documents d’origine électronique. Cette norme vise à permettre « que des documents électroniques soient produits, stockés et restitués de façon à ce que l’on puisse être sûr de leur intégrité et de leur fidélité par rapport aux documents d’origine ». Elle prévoit notamment l’horodatage, l’historisation et le contrôle, l’enregistrement sur support de stockage non réinscriptibles, l’enregistrement des index, des archives et des historiques d’actions sur ces supports et la mise à dispositions de manuels d’utilisateurs pour le respect des procédures à chaque poste. Celle-ci est devenu internationale en 2012 avec la norme ISO 14641-1.
N’hésitez pas à aller consulter l’article de L USINE DIGITALE
