Qu’est ce que la facturation électronique ?

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Afin de réaliser une facture sous ce format, il faut également pouvoir garantir l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. Pour cela, l’entreprise doit recourir à l’une des méthodes suivantes :

• Utilisation de la signature électronique, qui consiste à un ensemble de chiffres cryptés permettant de tracer la facture jusqu’à son émetteur ;
• Utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures ;
• Ou utilisation d’une solution technique autre que la signature électronique ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation qui en est le fondement.

Attention, ce n’est pas le mode de transmission électronique qui prime (il ne s’agit pas simplement d’une version électronique d’une facture papier numérisée ou scannée, puis envoyée par courriel), mais bien le mode de conception de la facture.

Comment utiliser la facturation électronique ?

L’utilisation de la facturation électronique implique la mise en place d’un système permettant de garantir l’authenticité de la facture, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu. D’ici 2020, toutes les entreprises seront progressivement obligées d’accepter la réception des factures sous format électronique. La nécessité de s’équiper d’un outil permettant la réception et l’émission de ce type de facture devient une priorité.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture électronique ?

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier. Vous pouvez vous referrer à l’article L441-3 du Code de commerce qui précise l’ensemble des mentions obligatoires pour toute facture émise par un professionnelle.

Quelles sont les règles de conservation des factures électroniques ?

Les règles de conservation des factures électroniques sont prévues par l’administration fiscale. Ces règles sont très précises et spécifiques selon la typologie des factures :

• Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans. La conservation se fait sur support informatique pendant au moins trois ans et sur tout support au choix de l’entreprise durant les trois années suivantes.
• Les factures transmises par échange de données informatisées (EDI) doivent être conservées dans leur format original pendant 6 ans.

Enfin, il est important de noter que le point de départ de ce délai est à compter de la date à laquelle les documents ont été établis ou à la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société.

A titre d’exemple, en matière d’IS, lorsqu’une facture porte sur un bien immobilisé amortissable pendant 20 ans, le document doit être conservé 6 ans au-delà de la durée d’amortissement du bien, soit 26 ans au total.

Comment et où conserver les factures électroniques ?

L’administration fiscale précise que le stockage des factures électroniques doit répondre à deux conditions :

• Le lieu de stockage : Les factures doivent être stockées sur le territoire français, ou au sein d’un autre Etat de l’Union Européenne, ou dans un pays hors de l’UE à condition que ce dernier soit lié à la France par une convention spécifique ;
• Le droit d’accès à l’information : Les factures doivent être accessibles par l’administration fiscale afin que cette dernière puisse s’en servir, en cas de contrôle.

Enfin, toute mesure utile doit être prise pour faciliter l’accès aux factures, par exemple en mettant à la disposition des agents de l’administration :

• Une personne (responsable informatique, par exemple) chargée d’aider à la consultation des pièces ;
• Un poste informatique dédié à la seule consultation, coupé de tout réseau local et comportant les factures sur la période vérifiée ;
• Une copie papier des factures transmises par voie électronique.

Quelles sont les règles pour la facturation entre entreprises privées ?

La loi Macron du 6 août 2015 impose aux entreprises privées d’accepter la réception des factures sous format électronique qui leurs sont transmises par d’autres entreprises privées. Le calendrier de mise en place de cette obligation est le même que pour les marchés publics :

Depuis le 1er janvier 2017 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;

A compter du 1er janvier 2018 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les entreprises de taille intermédiaire ;

A compter du 1er janvier 2019 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les petites et moyennes entreprises ;

A compter du 1er janvier 2020 : acceptation obligatoire de la réception des factures en format électronique pour les micros entreprises.

Dans les relations entre entreprises privées, les obligations en matière de facturation électronique ne concernent que la réception des factures. Pour le moment, il n’y a pas d’obligations prévues en matière d’émission de factures sous format électronique.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la règlementation ?

En cas de manquement à l’une dès règles présentées précédemment, les sanctions peuvent être diverses :

• Amende de 5000€ en cas de refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration,
• Pénalité de 50% des montants facturés à défaut de conservation des factures d’achat ou en cas de rejet de la piste d’audit fiable,
• Rejet du droit à déduction, à défaut de conservation des factures d’achat ou en cas de rejet de la piste d’audit fiable,
• Rejet de la comptabilité, à défaut de conservation des documents sur lesquels l’administration peut exercer son contrôle.

Qu’est-ce qu’il faut retenir de tout ça ?

Vous l’aurez compris, la facturation électronique est au cœur du processus de digitalisation des entreprises et va, dans un futur très proche, s’imposer à toutes les sociétés.

Sa complexité nécessite non seulement un temps d’adaptation mais également une validation de sa mise en place.

Chez BMS, on ne prend pas ce sujet à la légère, nous vous proposons notre expertise afin de vous accompagner sur la mise en place ou l’audit de votre système de gestion de la facture électronique.

Ainsi, nous proposons nos services sur :

• L’audit du processus de facturation électronique afin de s’assurer de sa conformité aux dispositions de l’administration fiscale,
• La mise en place de la gestion de la facturation électronique dans le respect des normes émises par l’administration fiscale.

Si vous souhaitez échanger ou nous poser des questions sur ce sujet, n’hésitez plus et contactez-nous !